Semenjak pandemi Covid-19 menyerang hampir seluruh dunia, berbagai kegiatan tatap muka dialihkan secara virtual. Salah satunya adalah rapat. Baik rapat pada perusahaan, instansi, organisasi, event, dan masih banyak lagi. Umumnya, panitia atau penyelenggara rapat akan menyediakan aplikasi khusus sebagai wadah untuk mengakomodasi rapat virtual agar berjalan secara maksimal. Aplikasi yang paling sering digunakan untuk rapat virtual adalah Zoom Meeting.

Dalam artikel ini, Eventalk akan menguraikan cara-cara menggunakan Zoom Meeting untuk rapat virtual. Namun, pastikan kalian telah memiliki akun Zoom terlebih dahulu, ya. Jika belum memiliki akun Zoom dan ingin membuatnya, kalian dapat mengikuti langkah-langkah sesuai pada artikel berikut: Tutorial Membuat Akun Zoom Meeting.

Cara Membuat Link Zoom Meeting

Sebagai panitia atau penyelenggara rapat, tentu wajib menyiapkan akses Zoom Meeting untuk diikuti semua peserta. Akses Zoom Meeting ini dapat disiapkan jauh-jauh hari melalui fitur Jadwal. Adapun langkah-langkah menyiapkan akses Zoom Meeting melalui penjadwalan, dapat dilihat melalui artikel berikut: Mengenal Aplikasi Zoom beserta Fitur dan Cara Menggunakannya.

Selain itu, dapat pula menyiapkan akses Zoom tanpa menggunakan fitur jadwal. Berikut Eventalk uraikan langkah demi langkahnya:

1. Masuk ke laman Zoom
2. Pilih Sign In dan masuk ke akun Anda
3. Kllik “New Meeting”
4. Klik”Start a New Meeting”
5. Buat nama rapat atau event yang akan diselenggarakan
6. Setelah masuk ke laman rapat, klik “Invite Participant” untuk mendapatkan akses ke rapat Zoom yang akan dibagikan ke peserta rapat
7. Salin link yang muncul dan bagikan ke peserta rapat

Setiap rapat yang dilakukan melalui aplikasi Zoom Meeting akan memiliki kode khusus yang terdiri dari 9—11 digit angka yang disebut sebagai ID rapat. Setiap peserta yang hendak mengikuti rapat, harus memasukkan ID tersebut terlebih dahulu. Panitia atau penyelenggara acara yang telah menjadwalkan rapat, dapat segera mengirimkan ID rapat atau tautan kepada peserta.

Cara Masuk Rapat Virtual oleh Peserta

Ada dua cara yang dapat dilakukan peserta untuk mengikuti rapat virtual menggunakan Zoom Meeting, yaitu menggunakan tautan (link) atau ID rapat. Cara pertama cukup mudah dilakukan. Anda hanya perlu mengklik tautan yang telah dikirimkan oleh panitia atau penyelenggara acara, kemudian mengatur nama yang akan ditampilkan, audio, dan video. Setelahnya, Anda hanya perlu menunggu sampai diizinkan masuk oleh panitia acara.

Sedangkan untuk cara kedua, pastikan Anda telah telah mendapatkan ID rapat sebagai kunci untuk mengakses rapat virtual. ID rapat merupakan angka-angka yang terdiri dari 9 hingga 11 digit sebagai password agar peserta dapat masuk ke rapat yang diinginkan. Setelah mendapatkan ID rapat dari panitia, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka aplikasi Zoom Meeting
2. Klik “Join Meeting”
3. Masukkan ID rapat
4. Sesuaikan nama yang akan ditampilkan
5. Pilih untuk mengaktifkan atau menonaktifkan audio dan/atau video
6. Klik “Join”
7. Tunggu hingga panitia memberikan izin untuk memasuki rapat virtual

Fitur-Fitur Zoom Meeting untuk Rapat Virtual

Setelah masuk ke rapat virtual, tiap-tiap peserta dapat terlibat secara aktif dalam berinteraksi dengan sesama peserta rapat. Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia, antara lain:

1. Untuk mengaktifkan mikrofon dan mulai berinteraksi, klik ikon mikrofon yang berada di bagian bawah hingga berwarna abu-abu. Jika dirasa tidak akan ada yang disampaikan lagi, Anda dapat menonaktifkan mikrofon agar tidak ada suara lain yang mengganggu jalannya rapat dengan menekan ikon yang sama hingga berwarna merah dan terdapat garis miring yang muncul.
2. Untuk mengaktifkan kamera, klik ikon kamera yang berada di bagian bawah hingga berwarna abu-abu. Panitia rapat biasanya akan meminta seluruh peserta untuk mengaktifkan kamera agar bisa memantau dan memastikan setiap peserta mengikuti rapat dengan seksama. Untuk menonaktifkan kamera, Anda cukup menekan ikon yang sama hingga berwarna merah dan terdapat garis miring yang muncul.
3. Untuk mengubah nama tampilan, klik “Setting” pada bagian kanan bawah. Klik “nama profil”, pilih “Display Name”, kemudian ganti nama sesuai yang dikehendaki. Panitia biasanya meminta setiap peserta mengubah nama tampilan sesuai template yang disepakati agar memudahkan absensi. Misalnya: Pemasaran_Dewi, Bambang_Finance, atau template
4. Untuk membagikan layar sebagai penunjang laporan dan/atau presentasi, klik ikon “Bagikan Layar” yang berada di bagian bawah, kemudian pilih file yang akan ditampilkan. Jika Anda hendak berbagi layar sembari berbicara, pastikan mikrofon telah aktif sebelum Anda membagikan layar.
5. Untuk berinteraksi secara tertulis, klik ikon pesan yang berada di bagian bawah. Anda dapat mengatur pemirsa yang bisa melihat pesan yang Anda kirim (ke orang tertentu atau dilihat secara publik). Kemudian, langsung tulis informasi yang akan disampaikan dan klik tombol “Kirim”.

*

EVENTALK.ID adalah event organizer yang fokus menyediakan jasa layanan online event organizer, online event management & consultation, sewa zoom meeting, sewa zoom webinar yang dapat digunakan baik itu sewa zoom perjam, sewa zoom harian, dan sewa zoom bulanan dengan zoom kapasitas large 100, 500, dan 1000 peserta/partisipan. Selain memberikan jasa sewa zoom, jasa webinar, jasa webinar zoom kami juga memberikan layanan zoominar asisten, uji coba untuk gladi, recording, support, polling, breakout, pembuatan form pendaftaran, pembuatan form presensi kehadiran, pembuatan form kuisioner, esertifikat online, video bumper, blast whatsapp, email massal, desain thumbnail dan poster, virtual background, overlay OBS, jasa konsultasi event, live streaming media sosial, video, dll.

EVENTALK.ID memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam menangani event secara online yang meliputi jasa event organizer, sewa zoom meeting harian, sewa akun zoom, sewa akun zoom 1000 peserta, jasa webinar, jasa webinar zoom, sewa zoom meeting 100 peserta, sewa zoom meeting 500 peserta, sewa zoom meeting 1000 peserta, sewa akun zoom 300 peserta, sewa akun zoom 500 peserta, sewa akun zoom harian, jasa sewa akun zoom, sewa akun zoom premium, sewa akun zoom pro, sewa zoom murah, sewa zoom profesional. sewa akun zoom webinar, sewa harian zoom, sewa link zoom, sewa link zoom harian, sewa room meeting zoom, sewa room zoom, sewa webinar, sewa webinar zoom, sewa zoom, sewa zoom 1 hari, sewa zoom 100 peserta, sewa zoom webinar 500 peserta, sewa zoom 1000, sewa zoom 1000 partisipan, sewa zoom 1000 peserta, sewa zoom 1000 peserta harian.

Selain melayani penyewaan zoom harian, EVENTALK.ID juga memiliki paketan perjam dan bulanan dengan kapasitas 100, 500, dan 1000 peserta. Tentunya banyak sekali event-event virtual yang berhasil EVENTALK.ID handle, seperti  meeting online, seminar online, webinar, wisuda, kuliah, sekolah, proyek, pernikahan, reuni, lelang online, diskusi publik, online streaming, pengajian, peluncuran produk, kampanye online, dan sebagainya. Banyak sekali keuntungannya bukan?

Layanan sewa zoom harian EVENTALK.ID memiliki tenaga profesional dengan tim yang handal dan berpengalaman dalam acara virtual. Rasakan pengalaman mudah menggunakan zoom dan pastinya lebih murah daripada join zoom premium.

Jika Anda membutuhkan jasa event organizer profesional, silakan  menghubungi kontak berikut https://eventalk.id/kontak/.

 

Penulis: Rizkyana M.