Dewasa ini, telah banyak aktivitas yang dilakukan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi. Beragam acara tatap muka pun mulai dialihkan secara virtual agar lebih fleksibel dan efisien. Salah satu aplikasi yang menunjang pertemuan virtual adalah Zoom.

Zoom merupakan situs publik yang didirikan di San Jose, California, AS oleh Eric Yuan pada 21 April 2011. Sebagai aplikasi video konferensi, Zoom dapat digunakan untuk bekerja dan belajar jarak jauh, menjalin interaksi sosial, serta acara lain yang dilakukan secara virtual.

Fitur-Fitur Zoom

Aplikasi Zoom menawarkan berbagai fitur menarik yang mempermudah penggunanya dalam berinteraksi virtual. Selain itu, berbagai fitur yang tersedia juga menjadi daya saing antara Zoom dengan aplikasi serupa lainnya. Beberapa fitur yang ditawarkan oleh Zoom meliputi:

1. Kapasitas peserta hingga 1000 peserta dengan 49 video per layar presentasi.
2. Video dan audio berkualitas tinggi (High Definition/HD).
3. Aplikasi Zoom dilengkapi perlindungan kata sandi dan keamanan pengguna melalui fitur end-to-end encryption pada semua rapat.
4. Pemilik rapat dapat melakukan penjadwalan untuk memulai rapat.
5. Pemilik rapat dapat mengatur Host dan Co-Host yang dapat membantu mengoordinasi jalannya rapat.
6. Fitur Polling untuk membantu peserta dalam merespons atas pertanyaan atau opsi yang diajukan.
7. Setiap pengguna dapat berbagi layar dan menulis catatan.
8. Setiap pengguna dapat merekam rapat dan menyimpannya di penyimpanan lokal maupun Cloud. Arsip file akan tersimpan selama 10 tahun.
9. Setiap pengguna dapat mengganti latar belakang (background).
10. Setiap pengguna dapat saling berinteraksi satu sama lain.
11. Setiap pengguna dapat mengirim pesan secara tertulis dan mengatur pemirsa yang dapat membacanya—disampaikan oleh peserta khusus atau secara umum.

Mengganti Background

Dalam acara khusus seperti seminar, penerimaan anggota baru, acara organisasi, dll; biasanya panitia acara telah menyiapkan latar belakang (background) untuk digunakan oleh setiap peserta. Tujuannya agar lebih seragam serta membuat hasil dokumentasi lebih rapi dan terstruktur. Adapun cara untuk mengganti background rapat virtual pada aplikasi Zoom:

1. Setelah masuk pada rapat virtual, klik tombol “Settings” yang berada di pojok kanan bawah layar.
2. Pilih opsi “Virtual Backrgound”, kemudian klik tombol panah di sampingnya.
3. Klik tombol plus (+) di sisi kanan untuk menambahkan background yang diinginkan.
4. Peserta dapat memilih backrgound yang telah disediakan oleh Zoom atau mengunggah desain lain yang telah disiapkan dengan cara klik tombol “Choose Virtual Background”.
5. Klik tombol “Camera”, kemudian “Set Virtual Backrgound”.
6. Background baru akan secara otomatis terpasang ketika Anda menyalakan kamera.

Membagikan Layar (Share Screen)

1. Pastikan sudah masuk ke halaman utama rapat Zoom.
2. Klik “Share screen” pada bagian bawah layar.
3. Pilih salah satu dari opsi berikut:
4. Dasar untuk membagikan seluruh desktop, jendela aplikasi tertentu, dan papan tulis.
5. Lanjutan untuk membagikan slide PowerPoint, bagian layar terbatas, audio dan video komputer, serta konten dari kamera kedua.
6. File untuk membagikan layar berupa file dari Google Drive, OneDrive, maupun file manajer pada perangkat.
7. Klik “Bagikan”.
8. Klik tombol “Esc.” pada keyboard atau “Keluar dari layar penuh” pada Zoom untuk mengakhiri berbagi layar.

Apabila Anda hendak membagikan layar sekaligus berinteraksi dengan peserta lain, pastikan Anda telah mengaktifkan fitur audio dan/atau video agar tidak perlu membuka-tutup laman Zoom.

Pengaturan Host dan Co-Host

Peserta yang menjadi Host dan co-Host memiliki hak untuk mengelola peserta rapat, memulai dan menghentikan rekaman, menonaktifkan audio peserta rapat, dan sebagainya. Seorang Host memiliki wewenang mutlak untuk menentukan peserta yang dapat dijadikan co-Host dengan jumlah tak terbatas. Berikut adalah cara untuk mengatur peserta sebagai co-Host dalam rapat:

1. Pastikan Anda adalah Admin (Host) dalam rapat virtual tersebut.
2. Arahkan kursor (tanda panah) ke video peserta yang akan dijadikan Co-Host.
3. Klik tanda elipsis (••) dan pilih “buat co-host”

Merekam Video

Berbeda dengan aplikasi serupa lainnya, Zoom menyediakan fitur untuk merekam aktivitas virtual dalam bentuk audio dan video. Fitur ini tentu akan memudahkan panitia acara dalam pendokumentasian tanpa perlu menggunakan perangkat lain. Berikut adalah cara untuk merekam audio/video pada aplikasi Zoom:

1. Masuk ke laman rapat virtual. Pastikan Anda sebagai Host atau peserta yang telah diizinkan oleh Host untuk merekam layar.
2. Klik “Rekam”, kemudian pilih “Rekam di komputer ini”.
3. Proses merekam yang telah berjalan akan memunculkan ikon “Recording…” ada layar.
4. Apabila proses merekam akan dijeda atau dihentikan sebelum rapat berakhir, dapat dengan mengklik tombol “jeda” atau “hentikan rekaman” pada bagian bawah layar.
5. Setelah rapat berakhir, secara otomatis Zoom akan mengonversi rekaman dengan format MP4 (video) atau M4A (audio).

Penjadwalan Rapat

Panitia acara juga dapat menyiapkan Zoom untuk acara virtualnya sejak jauh-jauh hari melalui fitur Jadwal. Keuntungan yang akan didapatkan dengan pengaturan jadwal ini antara lain tidak perlu menyiapkan ID rapat sesaat sebelum acara dimulai, meminimalisasi adanya kendala teknis, terkoordinasi dengan aplikasi kalender sehingga menghindari tabrakan waktu, dan lain sebagainya.

Berikut adalah cara menyiapkan Zoom Meeting dengan fitur penjadwalan:

1. Masuk ke aplikasi Zoom Meeting.
2. Klik “Jadwal” dengan ikon kalender.
3. Sesuaikan pengaturan rapat yang meliputi topik, tanggal dan waktu, ID rapat, keamanan, enkripsi, host, audio-video, dan lain sebagainya.
4. Klik “Simpan” untuk menyelesaikan pengaturan.

Polling

Dalam satu rapat, Host dapat memberikan hingga 50 Polling dengan masing-masing maksimal 10 pertanyaan. Hanya Host yang memiliki wewenang untuk mengatur, menambah, dan mengedit Polling saat rapat. Adapun cara menambahkan pertanyaan pada Polling:

1. Masuk ke Zoom
2. Klik “rapat” pada menu Navigasi
3. Cari tab Polling dan klik “+Buat” untuk membuat Polling.
4. Klik “Polling tanpa judul” dan ubah namanya.
5. Klik “Pertanyaan tanpa judul” dan ubah pertanyaan.
6. Klik area kosong pada setiap pilihan untuk memasukkan jawaban yang dapat dipilih setiap peserta.
7. Jika kolom opsi jawaban kurang, klik “+Tambah pilihan”.
8. Jika ingin menghapus pertanyaan, klik ikon tempat sampah.
9. Jika ingin menggandakan pertanyaan, klik ikon persegi.
10. Klik tombol elipsis untuk mengizinkan peserta menjawa pertanyaan secara anonim.
11. Klik “Simpan”.

Untuk memunculkan Polling pada rapat, klik tombol “Polling” yang berada di bagian bawah layar. Kemudian, pilih Polling yang akan ditampilkan dan klik “Luncurkan”. Klik “Akhiri Polling” untuk mengakhiri Polling yang ditampilkan pada layar.

Anda juga dapat memilih beberapa menu pada tanda elipsis, seperti “Luncurkan Ulang Polling” untuk menampilkan ulang Polling pada rapat; “Unduh Hasil” untuk mengunduh laporan dari keseluruhan pilihan peserta; “Lihat Hasil dari Browser” untuk menampilkan hasil Polling tanpa perlu mengunduhnya; serta “Bagikan Hasil” untuk membagikan hasil Polling kepada peserta rapat.

*

EVENTALK.ID adalah event organizer yang fokus menyediakan jasa layanan online event organizer, online event management & consultation, sewa zoom meeting, sewa zoom webinar yang dapat digunakan baik itu sewa zoom perjam, sewa zoom harian, dan sewa zoom bulanan dengan zoom kapasitas large 100, 500, dan 1000 peserta/partisipan. Selain memberikan jasa sewa zoom, jasa webinar, jasa webinar zoom kami juga memberikan layanan zoominar asisten, uji coba untuk gladi, recording, support, polling, breakout, pembuatan form pendaftaran, pembuatan form presensi kehadiran, pembuatan form kuisioner, esertifikat online, video bumper, blast whatsapp, email massal, desain thumbnail dan poster, virtual background, overlay OBS, jasa konsultasi event, live streaming media sosial, video, dll.

EVENTALK.ID memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam menangani event secara online yang meliputi jasa event organizer, sewa zoom meeting harian, sewa akun zoom, sewa akun zoom 1000 peserta, jasa webinar, jasa webinar zoom, sewa zoom meeting 100 peserta, sewa zoom meeting 500 peserta, sewa zoom meeting 1000 peserta, sewa akun zoom 300 peserta, sewa akun zoom 500 peserta, sewa akun zoom harian, jasa sewa akun zoom, sewa akun zoom premium, sewa akun zoom pro, sewa zoom murah, sewa zoom profesional. sewa akun zoom webinar, sewa harian zoom, sewa link zoom, sewa link zoom harian, sewa room meeting zoom, sewa room zoom, sewa webinar, sewa webinar zoom, sewa zoom, sewa zoom 1 hari, sewa zoom 100 peserta, sewa zoom webinar 500 peserta, sewa zoom 1000, sewa zoom 1000 partisipan, sewa zoom 1000 peserta, sewa zoom 1000 peserta harian.

Selain melayani penyewaan zoom harian, EVENTALK.ID juga memiliki paketan perjam dan bulanan dengan kapasitas 100, 500, dan 1000 peserta. Tentunya banyak sekali event-event virtual yang berhasil EVENTALK.ID handle, seperti  meeting online, seminar online, webinar, wisuda, kuliah, sekolah, proyek, pernikahan, reuni, lelang online, diskusi publik, online streaming, pengajian, peluncuran produk, kampanye online, dan sebagainya. Banyak sekali keuntungannya bukan?

Layanan sewa zoom harian EVENTALK.ID memiliki tenaga profesional dengan tim yang handal dan berpengalaman dalam acara virtual. Rasakan pengalaman mudah menggunakan zoom dan pastinya lebih murah daripada join zoom premium.

Jika Anda membutuhkan jasa event organizer profesional, silakan  menghubungi kontak berikut https://eventalk.id/kontak/.

 

Penulis: Rizkyana M.