Dalam era modern, pekerjaan tidak hanya terbatas pada kegiatan perkantoran atau bekerja secara formal dengan jadwal monoton setiap harinya. Sekarang, ada berbagai macam jenis pekerjaan yang ditawarkan dan dapat disesuaikan dengan minat individu. Bahkan ada juga pekerjaan yang tidak terikat dengan waktu atau fleksibel. Salah satunya adalah Event Organizer atau yang lebih sering dikenal dengan EO.
Menurut Rhenald Kasali, seorang pakar manajemen, Event Organizer (EO) adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedalam-dalamnya. Dalam buku Cara Pinter Jadi Event Organizer, Indro Suseno mendefinisikan Event Organizer sebagai sekolompok orang yang terdiri dari tim pelaksana, pekerja, produksi, dan manajemen yang melaksanakan tugas operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan program acara.
Dalam bukunya yang berjudul Modul Manajemen Event, Rr. Chusnu Syarifa mendefinisikan EO sebagai sekelompok orang yang berusaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa Event Organizer adalah sekumpulan orang yang menyediakan jasa pengorganisasian acara yang di dalamnya terdiri dari beberapa divisi yang saling bekerja sama dan bertanggung jawab untuk mewujudkan acara.
Acara yang dapat di-handle oleh EO dapat berupa acara online maupun offline. Ada beragam event atau acara yang dapat diatur oleh EO. Berdasarkan waktu pelaksanaannya, acara dibagi menjadi 4 (empat) jenis. Mega event, yaitu acara yang diselenggarakan setiap 4—5 tahun sekali seperti olimpiade; Hallmark event, yaitu acara kedaerahan yang dilaksanakan setiap tahun; Major event, yaitu acara besar yang belum tentu akan dilaksanakan lagi pada masa mendatang; serta Minor event, yaitu acara kecil seperti pernikahan, tasyakuran, khitanan, dan sebagainya.
Berdasarkan pasarnya, terdapat tiga jenis acara yang memerlukan keterampilan EO. Meeting, yaitu acara tatap muka yang diikuti oleh peserta dengan konsentrasi spesifik; Incentive, yaitu acara yang dilaksanakan perusahaan besar, baik swasta maupun BUMN sebagai program insentif, seperti business trip, staycation, manajer awarding, dll.; Convention, yaitu acara tatap muka yang dihadiri orang tertentu untuk memutuskan suatu hal, seperti pertemuan, summit, G20, dll.; Exhibition, yaitu acara pameran dengan tema tertentu. Keempat jenis acara ini biasanya disingkat dengan nama MICE. Selain itu, ada pula Special event yang dilakukan dengan maksud dan bidang tertentu (sosial, olahraga, festival, pemerintahan, dll).
Seseorang yang akan menjadi Event Organizer harus berani, inovatif, serta memiliki kemampuan manajemen yang mumpuni. EO juga harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk meyakinkan konsumen (client) dan pihak-pihak lain yang terlibat, seperti jasa vendor, pengisi acara, dan sebagainya. Selain itu, Event Organizer juga harus memiliki ide yang segar agar calon konsumennya mempercayakan acara yang akan diselenggarakan kepada Event Organizer.
Peran Event Organizer
Secara garis besar, peran EO dibagi menjadi tiga tahap, yaitu praacara (sebelum acara), saat acara berlangsung, dan pasca acara (setelah acara). Peran EO sebelum acara terdiri dari membuat konsep acara, merumuskan teknis acara, membagi job desk, mengatur anggaran, survei lokasi, dan gladhi bersih.
Pada saat acara berlangsung, EO berperan mengoordinasi dan mengatur jalannya acara agar sesuai dengan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan pada tahap setelah acara, EO harus melakukan evaluasi dan membuat laporan mengenai pelaksanaan acara tersebut. Secara lebih rinci, peran-peran EO dapat dilihat sebagai berikut:
1. Membuat Konsep Acara
Sebagai pihak yang mengatur jalannya acara, peran pertama yang dilakukan Event Organizer adalah membuat konsep acara bersama dengan timnya. Dalam tahap ini, Event Organizer dan tim akan membahas bersama mengenai tema, waktu, lokasi, pengisi acara, hiburan, dan estimasi anggaran. Seorang EO dapat merekrut orang dengan ide inovatif dan kreatif ke dalam timnya serta sering mengeksplorasi tema acara agar konsep acara yang ditawarkan menarik. EO juga harus membuat jadwal acara serinci mungkin untuk memastikan acara berjalan tepat waktu.
2. Merumuskan Teknis Acara
Setelah memperoleh kesepakatan konsep acara, EO akan merangkum teknis acara dengan cermat dan melakukan pengecekan ulang. EO harus benar-benar jeli agar tidak ada kekurangan yang dapat menghambat jalannya acara. Untuk mempermudah pekerjaan, EO dapat membuat daftar hal-hal yang perlu dipersiapkan.
3. Membagi Job Desk
Agar lebih mudah dalam mengatur acara, EO harus membagi job desk kepada anggota tim sesuai dengan kemampuan masing-masing. EO harus memastikan agar setiap anggota yang diberikan tanggung jawab dapat bekerja secara profesional dan dapat diandalkan. Job desk yang dimaksud, antara lain adalah bagian permodalan, periklanan, humas, dokumentasi, dekorasi, konsumsi, dan sebagainya.
4. Mengatur Estimasi Anggaran
Jika konsep dan teknis acara telah siap, hal yang perlu dilakukan seorang EO adalah merinci perkiraan anggaran yang diperlukan. EO harus membuat rincian anggaran sedetail mungkin. EO juga harus mengomunikasikan dengan pemilik acara agar anggaran sesuai dengan kemampuan budget. Beberapa anggaran yang harus dirinci antara lain untuk keperluan administrasi, transportasi, hotel, promosi, upah pengisi acara, konsumsi tamu, konsumsi panitia, sewa lokasi, penataan panggung, perlengkapan, dekorasi, souvenir, dokumentasi, dan lain sebagainya.
5. Survei Lokasi Acara
Event Organizer harus menyurvei lokasi acara secara langsung dan mengomunikasikannya dengan penyelenggara acara dan pihak eksternal yang terlibat. Sebelum acara berlangsung, EO harus benar-benar memastikan acara dapat dilaksanakan di lokasi tersebut tanpa adanya hambatan.
6. Gladhi Bersih
Sebelum acara berlangsung, EO dan segenap pihak yang terlibat harus melakukan gladhi bersih atau semacam uji coba untuk benar-benar menjamin acara dapat terselenggara dengan aman dan nyaman. Pada tahap ini, EO dan tim, serta penyelenggara acara juga harus memastikan acara dapat dilangsungkan sesuai waktu yang disepakati atau akan diundur. Selain itu, perlu dipastikan pula kiranya ada anggaran tambahan yang diperlukan atau tidak.
7. Mengoordinasi Acara
Saat acara berlangsung, EO harus turun tangan secara langsung untuk mengoordinasi dan memantau jalannya acara. EO juga harus siap jika terjadi hal tidak terduga di luar rencana dan telah menyiapkan plan B atau alternatif cadangan.
8. Membuat Laporan Acara
Setelah acara selesai, EO wajib melaporkan pelaksanaan acara sebagai bentuk pertanggungjawaban. Adapun laporan tersebut berisi pemakaian anggaran, dokumentasi, administrasi, daftar hadir peserta, dan sebagainya. Laporan ini nantinya akan diberikan kepada penyelenggara acara, panitia acara, sponsorship dan donatur, serta sebagai bahan evaluasi internal oleh tim EO.
*
EVENTALK.ID adalah event organizer yang fokus menyediakan jasa layanan online event organizer, online event management & consultation, sewa zoom meeting, sewa zoom webinar yang dapat digunakan baik itu sewa zoom perjam, sewa zoom harian, dan sewa zoom bulanan dengan zoom kapasitas large 100, 500, dan 1000 peserta/partisipan. Selain memberikan jasa sewa zoom, jasa webinar, jasa webinar zoom kami juga memberikan layanan zoominar asisten, uji coba untuk gladi, recording, support, polling, breakout, pembuatan form pendaftaran, pembuatan form presensi kehadiran, pembuatan form kuisioner, esertifikat online, video bumper, blast whatsapp, email massal, desain thumbnail dan poster, virtual background, overlay OBS, jasa konsultasi event, live streaming media sosial, video, dll.
EVENTALK.ID memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam menangani event secara online yang meliputi jasa event organizer, sewa zoom meeting harian, sewa akun zoom, sewa akun zoom 1000 peserta, jasa webinar, jasa webinar zoom, sewa zoom meeting 100 peserta, sewa zoom meeting 500 peserta, sewa zoom meeting 1000 peserta, sewa akun zoom 300 peserta, sewa akun zoom 500 peserta, sewa akun zoom harian, jasa sewa akun zoom, sewa akun zoom premium, sewa akun zoom pro, sewa zoom murah, sewa zoom profesional. sewa akun zoom webinar, sewa harian zoom, sewa link zoom, sewa link zoom harian, sewa room meeting zoom, sewa room zoom, sewa webinar, sewa webinar zoom, sewa zoom, sewa zoom 1 hari, sewa zoom 100 peserta, sewa zoom webinar 500 peserta, sewa zoom 1000, sewa zoom 1000 partisipan, sewa zoom 1000 peserta, sewa zoom 1000 peserta harian.
Selain melayani penyewaan zoom harian, EVENTALK.ID juga memiliki paketan perjam dan bulanan dengan kapasitas 100, 500, dan 1000 peserta. Tentunya banyak sekali event-event virtual yang berhasil EVENTALK.ID handle, seperti meeting online, seminar online, webinar, wisuda, kuliah, sekolah, proyek, pernikahan, reuni, lelang online, diskusi publik, online streaming, pengajian, peluncuran produk, kampanye online, dan sebagainya. Banyak sekali keuntungannya bukan?
Layanan sewa zoom harian EVENTALK.ID memiliki tenaga profesional dengan tim yang handal dan berpengalaman dalam acara virtual. Rasakan pengalaman mudah menggunakan zoom dan pastinya lebih murah daripada join zoom premium.
Jika Anda membutuhkan jasa event organizer profesional, silakan menghubungi kontak berikut https://eventalk.id/kontak/.
Penulis: Rizkyana M.